Participer à un salon peut générer de réelles retombées commerciales… à condition de bien préparer un tel événement. Marketing Pragmatique vous livre ici les 5 clés indispensables pour bien réussir votre participation.

1. Choisissez bien votre salon

Plus de 360 salons professionnels sont organisés chaque année en France : difficile donc de faire le bon choix.  Plus tôt vous prendrez votre décision, plus grandes seront vos chances de bénéficier d’un impact positif : anticipez donc votre participation et commencez à préparer votre salon au minimum 6 mois avant la date d’ouverture.

Gardez en tête que votre présence sur un salon professionnel doit s’intégrer à votre stratégie de communication globale, posez-vous donc les bonnes questions :

• Ce salon correspond-il à votre entreprise ? : Quel est le profil des visiteurs ? Combien sont-ils ? Qui sont les organisateurs ? Quel est le thème du salon ? Quelles sont les modalités de participation ? (payant / gratuit ?)
• Quels sont vos objectifs ? : Souhaitez-vous vendre sur le salon ? Rencontrer de nouveaux clients ? Trouver de nouveaux partenaires ? Fidéliser vos clients actuels ? Présenter un nouveau service ?  Renforcer votre image ?
  Après avoir fait un point global sur vos objectifs, déterminez ensuite des objectifs chiffrés précis qui vous permettront de mesurer votre retour sur investissement.
• Quel est votre budget ? : Participer à un salon reste une action de communication onéreuse. Il est donc nécessaire de déterminer en amont le budget dont vous disposez pour l’ensemble des moyens nécessaires à sa réussite.
  Un stand nu entre 10 et 20 m² coûte entre 6 000 à 15 000 euros selon le lieu ou la notoriété du salon, auxquels s’ajoutent l’aménagement, la décoration, la location du matériel, les frais de personnel, l’animation, la documentation… Ce qui peut parfois doubler ou tripler votre investissement.

2. Concevez votre stand comme un outil de contact

• Quel emplacement choisir ? : certains emplacements sont plus ou moins favorables : un stand situé à l’entrée principale ou à proximité d’un pôle d’animation (podium, bar, point info…) sera remarqué mais pas forcément visité.  L’idéal est donc d’être situé sur les principaux axes de passage. Pensez également à consulter vos partenaires pour connaître l’emplacement de leur stand : vous pourrez ainsi mettre plus facilement en avant vos synergies si vos stands sont proches. Déterminez donc votre emplacement après avoir étudié le plan du salon. La clôture des inscriptions se fait en général de 3 à 6 mois à l’avance et l’attribution des stands dans l’ordre d’arrivée des réservations.
• Préparez l’aménagement votre stand : en fonction de votre budget, vous pouvez choisir un stand modulaire (location simple de mobilier), un stand packagé (aménagé et livré par l’organisateur du salon) ou bien réaliser un stand sur-mesure avec un standiste.
  En moyenne, les tarifs d’aménagement d’un standiste varient entre 300 et 500 euros le m².Dans tous les cas, et quelque soit la surface de votre stand,  n’oubliez pas d’élaborer un cahier des charges précis qui détaille toutes vos attentes et contraintes (aménagement des espaces, décoration du stand, utilisation de panneaux de communication visibles et attractifs, signalétique…).

3. Invitez et communiquez

Un salon réussi est un salon durant lequel vous aurez pu voir vos clients, vos partenaires, vos prospects, des journalistes et générer de nouveaux contacts.

• Invitez tous vos contacts : réalisez vos invitations via email, courrier ou téléphone au moins 3 semaines à l’avance et préparez des relances pour les contacts que vous tenez absolument à voir sur votre stand. N’oubliez pas de signaler votre numéro de stand sur chaque courrier,  email et sur votre site web.
• Organisez des animations : pour retenir l’attention et donner envie à vos contacts de vous rendre visite, vous pouvez choisir d’organiser une présentation de nouveaux services, offrir des cadeaux, réaliser un jeu-concours, un cocktail, des rendez-vous d’affaires…
• Communiquez vers les journalistes professionnels : réalisez un dossier de presse ou un communiqué de presse, diffusez-les en amont du salon et déposez des exemplaires dans la salle de presse du salon.
• Pensez à créer des outils réutilisables après le salon : plaquettes, maquettes, vidéos, page de publicité dans le catalogue du salon…
• Réalisez une présentation attractive sur le site web du salon : en général, les participants organisent leur parcours de visite sur le site web du salon. Soignez donc votre fiche exposant et n’oubliez pas le lien vers votre site web.

4. Le jour J : adaptez votre discours

Le jour J, il est nécessaire de susciter l’intérêt du visiteur et de le mettre en confiance.

• Briefez vos équipes pour préparer leurs arguments. Vos collaborateurs doivent également être capables de distinguer le véritable prospect du « touriste ».
• Identifiez ensuite chaque personne intéressante venant sur votre stand : demandez sa carte de visite et préparez une fiche type à compléter à chaque rencontre.
• Remettez une documentation de qualité uniquement aux visiteurs qui en valent la peine.
• Participez à une conférence : Les salons offrent souvent la possibilité de participer à des conférences thématiques. Même si elles sont payantes, ces conférences vous confèrent une plus grande visibilité sur le salon. Plus qu’une simple présentation commerciale, pensez à apporter aux auditeurs une réelle valeur ajoutée sur votre activité (point de vue sur thème d’actualité, innovations, perspectives sur votre marché, etc.). Vous serez ainsi identifié comme une référence et un expert.

5. Faites le bilan !

• Organisez une réunion post-salon avec vos équipes : c’est l’occasion de faire le point sur les actions qui ont bien fonctionné, les pistes d’amélioration, d’établir un bilan chiffré et d’organiser les actions post-salon.
• Exploitez les contacts générés lors du salon dans un délai court (maximum 1 semaine) : relancez vos contacts via mail ou courrier personnalisé auquel vous pouvez joindre une documentation. Par téléphone, proposez un rendez-vous dans les jours suivants. N’oubliez pas également de relancer les contacts qui ne sont pas venus vous rencontrer sur le stand.

Participer à un salon ne s’improvise donc pas. Etablissez un planning listant toutes les actions à réaliser. De votre implication dépendront les retombées commerciales.

Crédit photo : E-business Events

Tags | BtoB, commercial, Communication, outils, prospection, Salon professionnel, stand